Gestion électronique de documents
Retrouvez n’importe quel document en quelques secondes, sécurisez vos archives et automatisez vos circuits de validation grâce à une solution de GED basée sur M-Files.
Moins de temps à chercher, plus de temps pour travailler
Combien de temps vos équipes passent-elles à chercher un contrat, une facture ou la dernière version d’un rapport ? Entre les armoires, les dossiers partagés et les boîtes e-mail, l’information se perd et les risques augmentent.
La gestion électronique de documents centralise vos fichiers et vos archives numérisées dans un système unique. Chaque document est classé, indexé et accessible aux seules personnes autorisées, avec un historique complet de ses versions.
Soft Elite s’appuie sur M-Files pour mettre en place une GED fondée sur ce qu’est le document, et non sur l’endroit où il est rangé : un contrat se retrouve par client, par projet ou par échéance, sans avoir à connaître un dossier précis.
- Recherche par mots-clés, contenu ou vue dynamique
- Historique des versions et traçabilité des accès
- Droits d’accès définis selon les profils
Tout le cycle de vie de vos documents
De la capture à l’archivage, chaque étape est couverte et adaptée à vos procédures.
Gestion avancée des documents
Classement, navigation et modélisation des processus documentaires selon l’organisation de votre structure.
Classement et recherche
Accès rapide par mots-clés, par contenu ou par vues dynamiques, sans dépendre d’une arborescence de dossiers.
Numérisation et indexation
Passage du papier au numérique : PDF, reconnaissance de texte (OCR), indexation et archivage de vos fonds existants.
Travail collaboratif
Workflows, notifications automatiques, suivi des échéances et affectation des tâches entre les équipes.
Capture des informations
Intégration des documents issus des e-mails, fax, scanners et imprimantes dans un point d’entrée unique.
Sécurité et protection
Gestion des droits et des profils, historique des modifications et traitement des conflits de versions.
Comment nous déployons votre GED
Audit documentaire
Nous recensons vos types de documents, vos volumes, vos circuits de validation et vos obligations de conservation.
Conception
Nous définissons le plan de classement, les métadonnées, les droits d’accès et les workflows à automatiser.
Numérisation et migration
Nous reprenons vos archives papier et vos fichiers existants, puis nous contrôlons la qualité de l’indexation.
Formation et administration
Vos équipes sont formées, et nous assurons sauvegardes, restaurations, personnalisation et maintenance.
Un gain visible pour toute l’organisation
Une GED bien déployée se ressent vite au quotidien : moins de doublons, moins de papier en circulation et des validations qui n’attendent plus sur un bureau.
Elle renforce aussi votre conformité et votre continuité d’activité, car vos documents essentiels sont protégés, sauvegardés et consultables même lorsque les équipes sont à distance.
- Productivité accrue des équipes administratives
- Meilleure protection des documents sensibles
- Décisions plus rapides grâce aux workflows
- Archives préservées et faciles à consulter
Vos questions sur ce service
Qu’est-ce qu’une solution de GED ?
C’est un système qui centralise la création, le classement, la recherche, le partage et l’archivage des documents. Il remplace la dispersion entre armoires, dossiers partagés et boîtes e-mail par un accès unique et sécurisé.
Pouvez-vous numériser nos archives papier ?
Oui. Nous prenons en charge la numérisation et l’indexation de vos documents, avec une reconnaissance de texte (OCR) qui permet ensuite de les retrouver à partir de leur contenu.
Pourquoi M-Files ?
M-Files organise les documents selon leurs caractéristiques, par exemple le client, le projet ou le type de document, plutôt que selon un dossier. Un même contrat se retrouve donc par plusieurs chemins, sans copie.
Les documents sensibles sont-ils protégés ?
Oui. Les droits sont définis par profil et chaque action est tracée. Nous configurons aussi les sauvegardes et les procédures de restauration pour protéger vos données dans la durée.
D’autres façons de vous accompagner
Vos documents vous font-ils perdre du temps ?
Parlons de vos volumes et de vos circuits de validation.